Especialistas recomendam fugir do WhatsApp e não implementar muitas ferramentas ao mesmo tempo. Manter o foco, acompanhar a rotina de trabalho e ferramentas digitais são importantes durante o isolamento.
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O home office virou uma realidade para muitos brasileiros na última semana, diante do combate ao coronavírus.
Quem não está acostumado está tendo que adaptar rotinas presenciais à distância, ao uso de novas ferramentas digitais e ao desafio de manter uma boa comunicação com a equipe. Tudo isso em meio a uma pandemia.
"Essa primeira experiência com trabalho remoto provavelmente não vai ser a melhor de todas", disse Rafael Torales, fundador do movimento Officeless, que assessora grandes empresas e startups que querem implementar o trabalho remoto.
O momento é bastante singular: trabalhadores estão com emocional abalado e, às vezes , sem as melhores práticas para trabalhar de casa, avaliou Torales, lembrando ainda que o home office não é simples quando filhos e outras pessoas também estão no isolamento.
O G1 ouviu especialistas e reuniu dicas de melhorar a rotina do trabalho remoto e esta primeira experiência: como se planejar junto dos colegas, as melhores práticas para as reuniões on-line e também aplicativos, sites e programas que podem ser usados para fazer a transição.
Organize o dia desde o início
"É preciso que cada pessoa crie um planejamento das atividades que são prioritárias todos os dias", ensina Sofias Esteves, do Grupo Cia de Talentos, especializada em carreira e emprego.
"Tem que ter planejamento, rotina. No início do dia, já saber quais reuniões vão acontecer e quanto tempo haverá para produção individual. Criar rotina é importante", explica.
Sofia recomenda ainda criar grupos divididos por temas e também para as lideranças, e estabelecer uma agenda de reuniões, para evitar que as pessoas percam vínculos e possam produzir em conjunto.
Veja mais dicas para fazer home office
Monitorar sem invadir privacidade
Depois do planejamento, uma das preocupações é saber se o trabalho está sendo feito e se o fluxo está seguindo conforme o planejado.
De acordo com Torales, da Officeless, quando essa preocupação aparece, algumas empresas buscam práticas rígidas, como manter áudio ligado o tempo todo ou ferramentas que tirem fotos dos funcionários.
Para ele, isso incentiva o microgerenciamento da equipe e invade a privacidade. "Temos que encontrar meios de medir o trabalho junto da equipe, fazer planejamentos sobre o que deve ser alcançado durante a semana", explicou.
Time deve se manter informado
Também é importante manter a equipe informada, com relatórios do que está acontecendo na empresa, como a situação está sendo encarada e compartilhando notícias de fontes confiáveis sobre o coronavírus e o momento atual.
"Tem muita gente pensando sobre futuro, perder emprego, a empresa quebrar", diz Sofia Esteves. "Ter um momento para falar da situação é muito positivo para que as pessoas se sintam seguras. Elas serão mais produtivas se estiverem menos ansiosas".
E as reuniões on-line?
Até mesmo órgãos públicos aram a adotar reuniões não presenciais. Os senadores votaram virtualmente nesta sexta (20) pela primeira vez na história.
Na prefeitura de São Paulo, por exemplo, mesmo com o prefeito Bruno Covas de mudança para o prédio público, ou-se a usar o Microsoft Teams, serviço de comunicação, reuniões e planejamento que foi disponibilizado gratuitamente pela gigante da tecnologia nesse período.
O número de de pessoas usando a plataforma cresceu 12 milhões na última semana e chegou a 44 milhões. Mas funciona? Como organizar essas reuniões não presenciais?
Para Torales, é importante fazer reuniões com chamada em vídeo para não perder a cultura do dia a dia e manter a conexão entre as pessoas
Sofia Esteves explica que essas reuniões acabam demorando menos tempo que as presenciais, o que ajuda muito na produtividade.
"Por incrível que pareça, nossa experiência mostra que reuniões on-line são mais produtivas que as presenciais, porque não têm conversas paralelas, todo mundo fica focado", diz ela.
Como melhorar os encontros virtuais
Uma das táticas para fazer com que as reuniões sejam produtivas é usar um cronômetro compartilhado e determinar quanto tempo a reunião pode durar. Isso evita dispersão da equipe ou que alguém saia e vá ao banheiro, por exemplo.
"Quando está cronometrado, por exemplo 25 minutos, as pessoas sabem que vão ter aquele tempo para focar", diz Torales.
Segundo ele, um dos receios é que em reuniões presenciais temos ferramentas analógicas que nos ajudam a visualizar conceitos, como colar bilhetes, rabiscar. Há ferramentas digitais que ajudam nesse sentido, como os programa Mural, espécie de quadro branco virtual, e Miro, que tem funções para visualização de ideias.
Evite o WhatsApp
É atraente recorrer a uma serviço que todo mundo sabe usar, mas existem problemas no WhatsApp. O próprio mensageiro recomenda que é melhor utilizar a versão desktop ou web, do que ar o dia com o celular na mão.
Para os especialistas, o aplicativo não é favorável para ler relatórios ou grandes textos e há dificuldade em fazer buscas, principalmente se algo for dito por áudio. As conversas podem mudar de rumo e perder o foco.
Também há o problema de o WhatsApp ser o principal meio de comunicação com amigos e família, o que mistura o trabalho com a vida privada.
E quais ferramentas usar?
Diversas empresas de tecnologia têm liberado gratuitamente aplicativos e ferramentas corporativas. Além do Teams, da Microsoft, o Facebook também anunciou que liberaria o Workplace, ferramenta corporativa da rede social, para governos e serviços de emergência por 12 meses.
Em um guia de home office chamado "Remotos para o bem", o Officeless, que faz consultoria de trabalho remoto, explica que o ideal, porém, é não adotar muitas ferramentas de uma vez, para que as pessoas tenham tempo de se adaptar.
Veja outros apps que podem ser usados para se organizar no home office:
Trello: ferramenta digitial que permite organizar o fluxo de trabalho, visualizando o que já foi feito, o que está acontecendo e o que precisa fazer. Tem uma opção básica gratuita.
Asana: outra ferramenta para organizar o dia a dia de equipes e monitorar o que o andamento do trabalho. Também tem opção básica gratuita.
Slack: serviços de mensagem que permite criar grupos de trabalho e de integração com outras ferramentas. Há opção básica sem cobrança.
Mural: ferramenta digital que permite visualizar ideias e ter reuniões com maior visualização. Versão grátis é disponível por 30 dias.
Miro: quadro branco virtual e coletivo, para equipes que precisam enxergar como está o fluxo do trabalho. Disponível em versão gratuita.
Zoom: ferramenta de vídeo-conferência e reuniões on-line. Na versão gratuita, é possível reunir até 100 pessoas na mesma conferência.
Cucko: site que permite criar um cronômetro digital e compartilhar com uma equipe. Assim é possível saber quanto tempo vai durar uma reunião e focar nela antes de se distrair com mensagens ou redes sociais.
